InsertPunkty – czym jest portfel Insert, jak działa wirtualna waluta płatności i jak kupować paczki do obsługi KSeF?

Dlaczego warto przeczytać ten artykuł?

Jeśli korzystasz z oprogramowania firmy Insert do prowadzenia księgowości, od 1 kwietnia 2026 roku musisz zrozumieć jak działa system wirtualnej waluty służący do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur. W tym artykule wyjaśnimy czym jest portfel Insert, jak kupić paczkę InsertPunktów, ile to kosztuje i jak zarządzać kontem, aby zapewnić ciągłość wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych. Niezależnie czy prowadzisz małą firmę, czy jesteś księgowym obsługującym wielu klientów – ten przewodnik pomoże Ci sprawnie poruszać się w nowym systemie rozliczeń.

Czym są InsertPunkty i do czego służą?

InsertPunkty to wewnętrzna waluta płatności stosowana w oprogramowaniu Insert (Nexo, GT, Subiekt, Rewizor, Rachmistrz) do rozliczania usług związanych z elektroniczną wymianą dokumentów. Przede wszystkim służą one do obsługi KSeF – każda operacja wysłania lub odebrania faktury elektronicznej z Krajowego Systemu e-Faktur kosztuje określoną liczbę punktów pobranych z Twojego portfela.

System ten został wprowadzony jako przejrzysty model rozliczeniowy dla usług chmurowych. Zamiast stałego abonamentu, użytkownicy płacą za faktyczne wykorzystanie – każda transakcja kosztuje konkretną ilość punktów. To pozwala małym firmom płacić proporcjonalnie do swoich potrzeb, a większym przedsiębiorstwom na przewidywalne planowanie kosztów. Dla biur rachunkowych obsługujących wielu kontrahentów ten model jest szczególnie korzystny, ponieważ można precyzyjnie rozliczać wydatki dla każdego z nich.

Wirtualna waluta nie służy wyłącznie do komunikacji z KSeF. Można ją wykorzystać również do automatycznego pobierania wyciągów bankowych, integracji z różnymi platformami płatniczymi, wymiany danych poprzez API czy dostępu do zaawansowanych funkcji portalu dokumentów. To uniwersalne narzędzie rozliczeniowe dla wszystkich usług chmurowych oferowanych przez producenta oprogramowania.

Jak działa portfel Insert i jak go aktywować?

Portfel to wirtualne konto przypisane do użytkownika, na którym gromadzone są zakupione punkty. To centralne miejsce zarządzania środkami i monitorowania wykorzystania usług. Jest zintegrowany z kontem użytkownika, które każdy musi posiadać, aby korzystać z pełnej funkcjonalności aplikacji księgowych.

Aktywacja następuje automatycznie przy pierwszym zakupie paczki lub może być przeprowadzona ręcznie poprzez panel użytkownika na stronie producenta. Doładowanie portfela Insert paczką InsertPunktów przedłuża jego ważność, co jest istotne dla ciągłości – jeśli nie ma wystarczającej liczby punktów lub ważność wygasła, nie będzie można wysyłać ani odbierać faktur z systemu e-faktur. Ważność jest zazwyczaj powiązana z okresem karencji po zakupie – kupując paczkę przedłużasz dostęp o określony czas (np. 12 miesięcy).

Dostęp do konta można uzyskać poprzez dedykowany portal dokumentów dostępny w przeglądarce internetowej lub bezpośrednio z poziomu programu księgowego. Panel wyświetla aktualny stan środków, historię transakcji, szczegóły zakupionych paczek, ważność oraz możliwość dokupienia dodatkowych punktów. Dla biur rachunkowych dostępne jest zarządzanie wieloma kontami klientów z jednego centralnego miejsca.

Ile kosztują paczki InsertPunktów – cennik i opcje zakupu

Cennik jest dostępny na oficjalnej stronie producenta oraz u autoryzowanych partnerów dystrybucji. Paczki oferowane są w różnych wielkościach, dostosowanych do potrzeb firm – od małych dla jednoosobowych działalności, po duże pakiety dla przedsiębiorstw generujących setki dokumentów miesięcznie. Cena jednostkowa zazwyczaj maleje wraz z wielkością zakupionej paczki.

Przykładowe opcje to małe zestawy (np. 1000 punktów), średnie (5000) i duże (10 000 lub więcej). Każda operacja w systemie e-faktur – wysłanie lub odebranie dokumentu – kosztuje określoną ilość, zazwyczaj jest to niewielka liczba (np. 25 InsertPunktów za transakcję). Nawet mniejsza paczka wystarcza więc na obsługę setek faktur.

Zakup można dokonać na kilka sposobów: bezpośrednio przez stronę producenta z płatnością online (karta kredytowa, przelew, PayU), u autoryzowanego partnera lub dystrybutora, lub poprzez zamówienia zbiorcze dla większych organizacji z możliwością negocjacji cen. Warto zauważyć że producent okresowo oferuje promocje i bezpłatne inspunkty – np. nowi użytkownicy mogą otrzymać startową paczkę na próbę. Dodatkowo, przy zakupie lub przedłużeniu licencji często dołączane są bonusowe punkty.

Jak doładować portfel i kupić InsertPunkty krok po kroku?

Proces doładowania jest prosty i intuicyjny. Najpierw musisz zalogować się do swojego konta – możesz to zrobić poprzez dedykowany portal dostępny w przeglądarce lub bezpośrednio z poziomu programu księgowego (Insert Nexo, GT, Subiekt). Po zalogowaniu przejdź do sekcji zarządzania środkami, gdzie zobaczysz aktualny stan i historię operacji.

Aby kupić nową paczkę, kliknij przycisk doładowania. System wyświetli dostępne opcje z cenami i liczbą punktów. Wybierz odpowiednią dla swoich potrzeb – jeśli nie jesteś pewien, możesz obliczyć przybliżone zużycie mnożąc średnią liczbę faktur miesięcznie przez koszt pojedynczej transakcji. Po wyborze przejdziesz do procesu płatności – możesz zapłacić online lub przelewem. Po zaksięgowaniu (natychmiastowo dla płatności online, do 24h dla przelewów) punkty zostaną automatycznie dodane.

Pierwsze doładowanie spowoduje jednocześnie aktywację portfela Insert, jeśli wcześniej nie było aktywne, oraz rozpocznie liczenie okresu ważności. Możesz doładować konto w dowolnym momencie – nie musisz czekać aż środki się wyczerpią. System wysyła automatyczne powiadomienia e-mail gdy stan jest niski (np. poniżej 100) lub gdy zbliża się koniec ważności, co pozwala uniknąć niespodzianej blokady usług.

InsertPunkty a obsługa KSeF – jak działa rozliczanie?

Od 1 kwietnia 2026 roku, kiedy obowiązkowe stało się używanie Krajowego Systemu e-Faktur dla wszystkich podatników, wirtualna waluta płatności stała się kluczowym elementem obsługi fakturowania. Każda operacja wysłania lub odebrania dokumentu z krajowego systemu e-faktur jest rozliczana w portfelu Insert – gdy program księgowy wysyła fakturę do KSeF, automatycznie pobierana jest określona liczba punktów. Podobnie działa odbieranie faktur od kontrahentów.

Koszt pojedynczej operacji obsługi KSeF jest stosunkowo niski i nie stanowi znaczącego obciążenia nawet dla małych firm. Typowo transakcja kosztuje kilkanaście jednostek, co przy średnim wykorzystaniu (np. 50 faktur sprzedaży + 50 zakupu miesięcznie) daje całkowite zużycie rzędu kilkuset punktów. Dla przykładu, firma wystawiająca 100 faktur i odbierająca 100 miesięcznie zużyje około 5000 (200 transakcji x 25), co to koszt kilkadziesiąt złotych.

Portal dokumentów zintegrowany z systemem zapewnia pełną transparentność wykorzystania. W panelu możesz zobaczyć dokładną historię każdej transakcji – kiedy została wykonana, jaki dokument był przetwarzany, ile jednostek zostało pobranych. To szczególnie ważne dla biur rachunkowych, które mogą precyzyjnie rozliczać koszty dla każdego swojego klienta. Dodatkowo generowane są raporty okresowe pokazujące całkowite zużycie, co ułatwia planowanie budżetu.

Czy są bezpłatne InsertPunkty i jak je zdobyć?

Tak, istnieje kilka sposobów na zdobycie bezpłatnych środków, co jest szczególnie korzystne dla nowych użytkowników testujących rozwiązanie lub małych firm z ograniczonym budżetem. Producent okresowo prowadzi akcje promocyjne oferujące darmowe punkty dla nowych użytkowników – zazwyczaj po zarejestrowaniu konta i aktywacji programu księgowego możesz otrzymać startowy pakiet (np. 500-1000), co pozwala na przetestowanie funkcjonalności bez natychmiastowej inwestycji.

Drugi sposób to bonusy przy zakupie lub przedłużeniu licencji. Kupując nową licencję na oprogramowanie, często w pakiecie otrzymujesz określoną liczbę darmowych jednostek jako bonus. To wartość dodana która pozwala rozpocząć obsługę dokumentów elektronicznych bez dodatkowych kosztów przez pierwsze miesiące użytkowania. Wielkość bonusu zazwyczaj zależy od typu licencji – wersje Professional czy Enterprise mogą zawierać większe pakiety niż wersje Basic.

Trzeci sposób to programy lojalnościowe i polecenia. Producent prowadzi system, w którym polecając oprogramowanie innym firmom możesz otrzymać bonusowe punkty za każdą aktywację. To szczególnie atrakcyjne dla biur rachunkowych, które mogą polecać rozwiązania swoim klientom i jednocześnie zdobywać środki na własne konto. Warto śledzić komunikację od producenta, by nie przegapić okazji do zgromadzenia dodatkowych zasobów. Pamiętaj jednak, że bezpłatne inspunkty zazwyczaj mają określoną ważność (np. 12 miesięcy).

Jakie programy obsługują system InsertPunktów?

System jest zintegrowany z całą rodziną aplikacji księgowych tego producenta, zapewniając jednolity model rozliczeniowy. Insert Nexo – najbardziej zaawansowany system ERP – w pełni wspiera rozwiązanie do obsługi KSeF, portalu dokumentów, integracji bankowych i wymiany danych z zewnętrznymi platformami. Użytkownicy Nexo mają dostęp do zaawansowanych funkcjonalności, gdzie mogą nie tylko wysyłać faktury do systemu e-faktur, ale również zarządzać całym obiegiem dokumentów elektronicznych w firmie.

Insert GT (wcześniej Subiekt GT) – popularny program dla małych i średnich przedsiębiorstw – również korzysta z tego rozwiązania do obsługi integracji z e-fakturami. Użytkownicy mogą doładować środki i bezproblemowo wysyłać faktury sprzedaży oraz odbierać faktury zakupu od kontrahentów. Integracja jest płynna i nie wymaga dodatkowej konfiguracji technicznej – wystarczy mieć aktywne konto z wystarczającą liczbą środków.

Inne aplikacje wspierające to rozwiązanie to Subiekt (wersja standard dla handlu), Rewizor (zaawansowana księgowość dla biur rachunkowych), Rachmistrz (uproszczona księgowość). Wszystkie dzielą ten sam portfel Insert – jeśli używasz kilku aplikacji jednocześnie (np. GT do sprzedaży i Rewizor do księgowości), możesz korzystać z jednego konta. Środki zakupione raz są dostępne dla wszystkich programów powiązanych z kontem, co upraszcza zarządzanie. Dodatkowo, Sello NX – platforma e-commerce – również korzysta z tego ekosystemu.

Portal dokumentów – zarządzanie fakturami i KSeF online

Portal dokumentów to webowa platforma dostępna przez przeglądarkę, która umożliwia zarządzanie dokumentami elektronicznymi i obsługę e-faktur bez konieczności uruchamiania programu księgowego. To szczególnie przydatne narzędzie dla osób pracujących zdalnie, właścicieli firm potrzebujących szybkiego dostępu do faktur na telefonie czy tablecie, lub dla biur rachunkowych zarządzających wieloma klientami z jednego miejsca.

Aktywacja portalu dokumentów następuje automatycznie gdy aktywujesz konto i doładujesz środki. Oferuje on funkcje takie jak: przeglądanie wszystkich faktur wysłanych i odebranych przez KSeF z możliwością filtrowania, ręczne wysyłanie pojedynczych dokumentów (użyteczne gdy nie masz dostępu do aplikacji), pobieranie w formatach PDF i XML, sprawdzanie statusu wysłanych faktur, zarządzanie kontem – sprawdzanie salda, historia transakcji, zakup nowych paczek, konfiguracja powiadomień e-mail.

Portal jest szczególnie ceniony przez biura rachunkowe obsługujące wielu klientów. Zamiast logować się do każdej aplikacji osobno, księgowy może przez jeden interfejs mieć dostęp do dokumentów wszystkich swoich klientów, monitorować ich środki, zarządzać wysyłkami i generować zbiorcze raporty. Portal działa na urządzeniach mobilnych (responsywny design), więc możesz sprawdzić faktury lub stan konta z telefonu w dowolnym miejscu, co daje pełną elastyczność w zarządzaniu dokumentami firmy.

Wsparcie techniczne i pomoc dla użytkowników

Producent oferuje kompleksowe wsparcie techniczne dla użytkowników. Podstawowym źródłem pomocy jest dedykowana baza wiedzy dostępna na stronie, gdzie znajdziesz szczegółowe artykuły, instrukcje krok po kroku, filmy instruktażowe i FAQ dotyczące wszystkich aspektów – od zakupu pierwszej paczki, przez aktywację, po rozwiązywanie typowych problemów. Baza wiedzy jest regularnie aktualizowana i zawiera również informacje o najnowszych zmianach w przepisach dotyczących e-faktur.

Dla bardziej złożonych problemów dostępne jest wsparcie poprzez infolinię techniczną oraz system ticketów dostępny przez panel użytkownika. Czas reakcji zależy od typu posiadanej licencji – użytkownicy wersji Professional i Enterprise mają priorytetowe wsparcie z gwarantowanym czasem odpowiedzi, podczas gdy użytkownicy wersji Basic korzystają ze standardowego. Zespół jest przeszkolony nie tylko w kwestiach technicznych, ale również w przepisach dotyczących KSeF, więc może pomóc zarówno z problemami technicznymi, jak i doradzić w kwestiach prawno-podatkowych.

Dodatkowo, organizowane są regularne webinary i szkolenia online dedykowane tematyce obsługi e-faktur i zarządzania środkami. To doskonała okazja do pogłębienia wiedzy, poznania najlepszych praktyk i zadawania pytań bezpośrednio ekspertom. Dla biur rachunkowych dostępne są specjalne programy partnerskie z dedykowanym wsparciem, materiałami szkoleniowymi i systemem rozliczeń hurtowych. Warto również uczestniczyć w społeczności użytkowników na forach i grupach, gdzie można wymieniać się doświadczeniami i być na bieżąco z aktualizacjami.

Zarządzanie wieloma kontami dla biur rachunkowych

Biura rachunkowe stanowią specyficzną i bardzo ważną grupę użytkowników, obsługując często dziesiątki lub setki klientów, z których każdy wymaga osobnego zarządzania. Producent przygotował dedykowane rozwiązania ułatwiające pracę w środowisku wieloklientowym. Centralny panel zarządzania pozwala na przełączanie się między kontami różnych klientów bez konieczności wylogowywania – wszystko z jednego miejsca, co oszczędza ogromną ilość czasu.

System umożliwia różne modele rozliczeń w relacji biuro-klient. Pierwsza opcja to osobne konta dla każdego klienta – każdy ma własny dostęp, kupuje własne paczki i sam zarządza swoimi środkami, a biuro ma jedynie dostęp do obsługi. To model najbardziej transparentny, gdzie klient widzi dokładnie ile i za co płaci. Druga opcja to centralny zasilany przez biuro – biuro kupuje duże pakiety hurtowo (z rabatem) i rozlicza klientów według zużycia, dodając swoją marżę. System automatycznie raportuje wykorzystanie per klient.

Funkcjonalność masowego zarządzania pozwala na grupowe operacje – np. masowe wysyłanie faktur dla wszystkich klientów jednocześnie, zbiorcze pobieranie raportów, czy automatyczne powiadomienia gdy u któregoś klienta kończy się ważność lub brakuje środków. Biuro może ustawić alerty monitorujące stany wszystkich klientów i proaktywnie zarządzać zakupami. Dodatkowo, dedykowane umowy partnerskie oferują atrakcyjne ceny hurtowe, priorytetowe wsparcie techniczne i system rozliczeń miesięcznych zamiast przedpłatowego dla dużych biur z udokumentowaną historią współpracy.

Najważniejsze informacje do zapamiętania

• InsertPunkty to wirtualna waluta płatności w ekosystemie oprogramowania księgowego – służy do rozliczania obsługi KSeF, wymiany dokumentów elektronicznych i innych usług chmurowych.

• Portfel Insert to konto, gdzie gromadzone są zakupione punkty – jego aktywacja następuje przy pierwszym zakupie, a doładowanie przedłuża ważność zapewniając ciągłość usług.

• Każda operacja wysłania lub odebrania dokumentu z krajowego systemu e-faktur kosztuje określoną liczbę punktów – typowo kilkanaście-kilkadziesiąt, co sprawia że obsługa jest przystępna cenowo.

• Paczki można kupować w różnych wielkościach – od małych dla jednoosobowych działalności po duże pakiety dla przedsiębiorstw, przy czym większe mają lepszą cenę jednostkową.

• Proces zakupu jest prosty – przez stronę producenta, u partnera lub z programu – płatność online lub przelewem, po czym punkty są automatycznie dodawane.

• Dostępne są bezpłatne inspunkty dla nowych użytkowników – bonusy przy zakupie licencji, akcje promocyjne i programy lojalnościowe pozwalają zgromadzić środki bez kosztów.

• System jest zintegrowany z całą rodziną aplikacji – Insert Nexo, GT, Subiekt, Rewizor, Rachmistrz, Sello NX – jeden portfel dla wszystkich programów.

• Portal dokumentów umożliwia zarządzanie online bez aplikacji księgowej – dostęp z przeglądarki, urządzeń mobilnych, masowe operacje i pełna kontrola.

• Biura rachunkowe mają dedykowane rozwiązania wieloklientowe – centralny panel, różne modele rozliczeń, ceny hurtowe i priorytetowe wsparcie.

• Producent zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne – baza wiedzy, infolinia, tickety, webinary i społeczność użytkowników pomagają w efektywnym wykorzystaniu systemu.