Migracja z BaseLinkera na Sellasist – kiedy się opłaca i jak zrobić to bezpiecznie

Coraz więcej sklepów, które od lat pracują na BaseLinkerze, zaczyna sprawdzać alternatywy – głównie wtedy, gdy rosnący wolumen zamówień zaczyna generować rosnące koszty, albo gdy funkcje, których potrzebuje firma, wykraczają poza to, co oferuje dotychczasowy system. Sellasist pojawia się w tych rozważaniach najczęściej. Zanim jednak podejmiesz decyzję o migracji, warto rozłożyć ją na dwa osobne pytania: czy zmiana systemu w ogóle ma sens przy Twojej skali sprzedaży, i jeśli tak – jak przeprowadzić ją tak, żeby nie stracić tego, co już działa.

Dlaczego sklepy w ogóle rozważają zmianę systemu

Rzadko chodzi o jeden powód. Zwykle nakłada się kilka: koszt utrzymania systemu rośnie szybciej niż przychody, model rozliczeń robi się trudny do przewidzenia przy rosnącej liczbie zamówień, albo firma dorasta do potrzeb, których obecny system nie adresuje wprost – bardziej rozbudowanej obsługi magazynu, innego układu automatyzacji, innego sposobu pracy zespołu na co dzień.

Zanim uznasz, że to system jest problemem, warto sprawdzić, czy trudność nie wynika z tego, jak dziś z niego korzystasz – część firm, które rozważają migrację, tak naprawdę nie wykorzystuje w pełni możliwości obecnego narzędzia. Migracja kosztuje czas i niesie ryzyko przestoju, więc powinna być odpowiedzią na realne ograniczenie systemu, nie na nieoptymalną konfigurację, którą można poprawić bez zmiany całej platformy. Zanim porównasz oferty innych systemów, warto sprawdzić, czy problem, który dziś boli, nie wynika po prostu ze sposobu skonfigurowania obecnego narzędzia – dobrze wdrożony BaseLinker potrafi obsłużyć naprawdę dużą skalę sprzedaży, o czym pisaliśmy przy okazji wdrożenia tego systemu w 200-osobowej firmie e-commerce. Jeśli po takiej analizie problem nadal wygląda na strukturalny, a nie konfiguracyjny, migracja rzeczywiście może być właściwym krokiem.

Krótkie wyjaśnienie, bo łatwo się pogubić: BaseLinker to dziś Base

Jeśli szukałeś ostatnio informacji o BaseLinkerze i trafiałeś na markę Base, to nie pomyłka – firma zmieniła niedawno nazwę i domenę w ramach ekspansji na rynki zagraniczne. Dla użytkownika technicznie nic się nie zmieniło: ten sam panel, te same dane, te same integracje, inna tylko nazwa i adres. W tym artykule używamy nazwy BaseLinker, bo to wciąż najbardziej rozpoznawalne określenie na polskim rynku, ale warto wiedzieć, że to ten sam system pod nowym szyldem.

Jak różnią się modele rozliczeń obu systemów

BaseLinker rozlicza się w modelu subskrypcji z opłatą zależną od liczby zamówień – im więcej transakcji przetwarza sklep, tym wyższy rachunek miesięczny, a przy naprawdę dużym wolumenie system przechodzi w indywidualne warunki rozliczeniowe. Sellasist działa w modelu progów – płacisz stałą kwotę przypisaną do przedziału liczby zamówień i aktywnych ofert, a rachunek zmienia się dopiero po przekroczeniu danego progu, nie z każdym pojedynczym zamówieniem.

To, który model wypada korzystniej, zależy wyłącznie od Twojej konkretnej skali sprzedaży i tego, jak bardzo wolumen zamówień się wahnie w ciągu roku – dlatego zamiast opierać się na przykładach z internetu, policz to na własnych danych. Poproś oba systemy o aktualny cennik dopasowany do Twojej liczby zamówień miesięcznie – aktualny cennik Sellasist znajdziesz na stronie systemu – bo oba modele bywają aktualizowane, a stare porównania cenowe szybko się dezaktualizują.

Co realnie trzeba przenieść przy migracji

Migracja to więcej niż eksport i import katalogu produktów, choć to właśnie ten krok wydaje się na pierwszy rzut oka najbardziej pracochłonny. Oprócz produktów, cen i stanów magazynowych, do przeniesienia jest historia zamówień, jeśli chcesz zachować ciągłość obsługi klienta, konfiguracja integracji z każdym kanałem sprzedaży osobno – sklep własny, marketplace’y, kurierzy – oraz szablony komunikacji z klientem, które w wielu sklepach są dopracowywane latami.

Najczęściej pomijanym elementem są automatyzacje – reguły, które dziś działają w tle i o których zespół już nawet nie myśli, bo są częścią codziennej rutyny. To właśnie one wymagają najwięcej uwagi przy migracji, o czym więcej w kolejnym punkcie.

Największe ryzyko migracji: automatyzacje nie przenoszą się same

To najczęstsza pułapka przy zmianie systemu do zarządzania zamówieniami. Reguły automatyczne – na przykład zmiana statusu zamówienia po zaksięgowaniu płatności, automatyczne wysyłanie maila z numerem przesyłki, przypisywanie zamówień do konkretnego magazynu – działają w każdym systemie na innej logice i pod inną nazwą. To, co w jednym narzędziu nazywa się regułą automatyczną, w drugim może być zbudowane zupełnie inaczej, z inną kolejnością warunków i innym zakresem wyzwalaczy.

W praktyce oznacza to, że nie da się po prostu „wyeksportować” automatyzacji ze starego systemu do nowego. Trzeba je odtworzyć ręcznie, jedna po drugiej, sprawdzając przy okazji, czy nowy system w ogóle obsługuje dokładnie taki sam scenariusz. To najbardziej czasochłonny etap całej migracji i jednocześnie ten, który najczęściej bywa niedoszacowany na starcie – zespoły planują migrację jako „przeniesienie danych”, a nie jako odbudowanie całej logiki procesu od zera.

Ile realnie trwa taka migracja

Trudno podać jeden uniwersalny czas, bo zależy on od liczby kanałów sprzedaży, liczby aktywnych automatyzacji i tego, jak dokładnie firma ma spisane swoje obecne procesy. Sklep z jednym kanałem sprzedaży i kilkoma prostymi regułami automatycznymi przejdzie migrację znacznie szybciej niż firma sprzedająca w kilku marketplace’ach naraz, z rozbudowaną logiką statusów zamówień i integracją z magazynem zewnętrznym.

Zamiast zakładać sztywny termin na starcie, lepiej zaplanować migrację etapami i pilnować nie kalendarza, tylko kryteriów przejścia do kolejnego etapu – dopóki testy nie wykażą pełnej zgodności z obecnym procesem, nie warto przechodzić do okresu pracy równoległej, a tym bardziej do pełnego przełączenia. Pośpiech na tym etapie to najczęstsza przyczyna problemów, które ujawniają się dopiero po całkowitym odłączeniu starego systemu – gdy nie ma już do czego wrócić.

Jak zaplanować bezpieczne przejście

Dobrze przeprowadzona migracja nie polega na przełączeniu wszystkiego jednego dnia. Zaczyna się od spisania wszystkiego, co dziś działa automatycznie w starym systemie – każdej reguły, każdego szablonu, każdego statusu zamówienia – żeby mieć punkt odniesienia przy odtwarzaniu logiki w nowym narzędziu. Następnie konfiguruje się nowy system równolegle do starego, zaczynając od podłączenia kanałów sprzedaży i przeniesienia katalogu produktów, ale bez przełączania realnej sprzedaży.

Kolejny krok to odtworzenie automatyzacji i przetestowanie ich na zamówieniach testowych, zanim jakikolwiek prawdziwy klient dotknie nowego procesu. Dopiero po tym etapie warto przejść do okresu pracy równoległej – stary system nadal działa, a nowy przejmuje część realnego ruchu, żeby sprawdzić, czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami przy prawdziwych zamówieniach, nie tylko testowych. Pełne przełączenie następuje dopiero wtedy, gdy okres równoległy nie wykazał żadnych rozbieżności.

Dla kogo ta zmiana ma sens, a dla kogo może być błędem

Migracja ma sens, jeśli obecny system realnie ogranicza Twoją sprzedaż – kosztuje nieproporcjonalnie dużo względem tego, co oferuje, albo brakuje mu funkcji, które są krytyczne dla dalszego rozwoju firmy. Ma też sens, jeśli Twoja firma zmienia profil działania na tyle, że inny model rozliczeń lub inny sposób pracy z zamówieniami lepiej pasuje do nowej skali.

Migracja bywa błędem, jeśli jedynym powodem jest chwilowa frustracja pojedynczym problemem technicznym, który da się rozwiązać bez zmiany całego systemu, albo jeśli firma nie ma dziś zasobów – czasu zespołu, jasno spisanych procesów – żeby przeprowadzić migrację porządnie. Migracja przeprowadzona pod presją, bez odpowiedniego przygotowania, kosztuje więcej niż zostanie przy niedoskonałym, ale znanym systemie.

Co się zmienia dla zespołu w trakcie migracji

Zespół obsługujący zamówienia odczuje migrację najbardziej – to on musi na nowo nauczyć się układu panelu, innego sposobu oznaczania statusów, innej logiki akcji masowych. Warto włączyć te osoby w proces znacznie wcześniej niż na etapie szkolenia tuż przed przełączeniem – jeśli osoby pracujące na co dzień z zamówieniami testują nowy system równolegle ze starym, szybciej wychwytują różnice, które na etapie planowania łatwo przeoczyć, bo widoczne są dopiero w codziennej, powtarzalnej pracy, a nie w dokumentacji systemu.

Warto też przygotować zespół na to, że przez pierwsze tygodnie po pełnym przełączeniu tempo pracy może być wolniejsze niż w starym, dobrze już opanowanym systemie – to naturalny efekt uczenia się nowego narzędzia, a nie sygnał, że migracja poszła źle.

Checklist przed startem migracji

Zanim zaczniesz, sprawdź: czy masz spisaną pełną listę automatyzacji działających w obecnym systemie, czy wiesz, które integracje kanałów sprzedaży trzeba skonfigurować od nowa, czy masz plan na okres pracy równoległej obu systemów, czy zespół obsługujący zamówienia został włączony w proces na tyle wcześnie, żeby zdążyć się przyzwyczaić do nowego interfejsu, i czy policzyłeś realny koszt obu systemów na podstawie własnego, aktualnego wolumenu zamówień, a nie przykładów znalezionych w internecie.

Najczęstsze pytania przed migracją

Czy da się przeprowadzić migrację bez przestoju w sprzedaży? Tak, pod warunkiem że przejście odbywa się etapami, z okresem pracy równoległej obu systemów, a nie jednorazowym przełączeniem. Ryzyko przestoju rośnie właśnie wtedy, gdy migracja jest robiona na szybko, bez wcześniejszych testów na realnym ruchu.

Czy warto migrować, jeśli obecny system po prostu „działa, ale niewygodnie”? To zależy, jak bardzo ta niewygoda przekłada się na realny koszt operacyjny. Jeśli chodzi o kilka drobnych irytacji, których zespół już się nauczył obchodzić, migracja może nie być warta ryzyka. Jeśli niewygoda realnie spowalnia obsługę zamówień, warto ją potraktować poważniej – podobne sygnały opisywaliśmy przy okazji tekstu o tym, jak okiełznać chaos w zamówieniach bez zmiany całego systemu.

Kto w firmie powinien prowadzić projekt migracji? Najlepiej osoba, która zna zarówno stronę operacyjną (jak dziś wygląda obsługa zamówień), jak i ma mandat do podejmowania decyzji technicznych – projekt prowadzony wyłącznie przez dział IT bez udziału zespołu obsługi zamówień częściej pomija szczegóły, które wychodzą dopiero w codziennej pracy.

Migracja z BaseLinkera na Sellasist razem z Finemo

Wszystko, co opisaliśmy wyżej – etapowe wdrożenie, praca równoległa, ręczne odtworzenie automatyzacji, testy przed pełnym przełączeniem – to dokładnie ten proces, który prowadzimy dla klientów, którzy decydują się na migrację z BaseLinkera na Sellasist. Mamy za sobą ponad 50 przeprowadzonych migracji, zarówno dla małych sklepów z jednym kanałem sprzedaży, jak i dla dużych firm z rozbudowaną, wielokanałową logiką zamówień – i wiemy, w którym miejscu tego procesu najczęściej pojawiają się niespodzianki, zanim jeszcze do nich dojdzie.

Dzięki temu doświadczeniu migrację prowadzimy jako uporządkowany, zaplanowany etapami proces, a nie jednorazowe, ryzykowne przełączenie – z Twojej strony wymaga to głównie udziału w kilku ustaleniach na starcie, nie codziennego angażowania się w szczegóły techniczne wdrożenia.

Co zyskujesz, przeprowadzając migrację z naszym wsparciem:

• znaczną oszczędność czasu i pieniędzy w codziennej obsłudze zamówień
• pełną automatyzację procesów sprzedaży i wysyłki, dopasowaną do Twoich realnych procesów, nie do gotowego szablonu
• intuicyjny, prosty w codziennej obsłudze system do zarządzania zamówieniami
• szybsze pakowanie – zeskanowanie produktu generuje automatycznie właściwą etykietę wysyłkową
• system dopasowany do realnej skali i sposobu sprzedaży online, nie do uśrednionego przypadku
• przestrzeń do dalszej automatyzacji i skalowania biznesu, gdy sprzedaż rośnie
• płynne przejście z BaseLinkera na Sellasist bez przestoju w sprzedaży
• wsparcie partnera z 13-letnim doświadczeniem we wdrożeniach e-commerce – oficjalnego partnera Base, Sellasist, Insert i wielu innych systemów OMS i ERP w Polsce

Podsumowanie

Migracja z BaseLinkera na Sellasist – czy w drugą stronę – to projekt, nie jednorazowa czynność. Największym ryzykiem nie jest przeniesienie produktów czy podłączenie integracji, tylko odtworzenie automatyzacji, które dziś działają w tle bez udziału zespołu. Jeśli zastanawiasz się, czy Twój sklep faktycznie potrzebuje zmiany systemu, czy raczej lepszej konfiguracji tego, co już masz, porozmawiajmy o tym – przeprowadziliśmy już taki proces dla ponad 50 firm i sprawdzimy razem, co realnie ograniczy Twoją sprzedaż za rok, a co jest tylko chwilową niedogodnością.