Wdrożenie Base i całkowita przebudowa procesu pakowania w dużym e-commerce

Firma zatrudniała około 200 osób. Sam projekt nie dotyczył jednak całej organizacji, tylko zespołu odpowiedzialnego za obsługę zamówień, kompletację i pakowanie. Base, wcześniej znany jako BaseLinker, był już w firmie obecny, ale jego możliwości były wykorzystywane tylko częściowo.

Ilustracja: przykładowy ekran Asystenta Pakowania z dokumentacji Base. Materiał producenta, nie zdjęcie ani zrzut z opisywanej firmy.

Największy problem nie polegał więc na tym, że firma nie miała systemu. Problem polegał na tym, że system i sposób pracy magazynu praktycznie ze sobą nie współgrały.

Punkt wyjścia: Base był, ale proces nadal działał ręcznie

Na pierwszy rzut oka firma miała już narzędzie do obsługi sprzedaży. W praktyce wiele czynności nadal wykonywano ręcznie.

Pracownicy chodzili po magazynie z wydrukowanymi kartkami, kompletowali zamówienia na podstawie papierowych list i ręcznie pilnowali kolejnych etapów realizacji. Base był obecny, ale nie porządkował w pełni codziennego procesu.

Do tego dochodziła sama organizacja stanowisk pakowania.

Paczki przygotowywano na zwykłych regałach kupionych w Castoramie. Nie były to stanowiska zaprojektowane pod pracę magazynową ani pod większy wolumen zamówień. Brakowało ergonomii, odpowiedniego miejsca na sprzęt, drukarki, skanery, materiały pakowe i odkładanie kolejnych zamówień.

W praktyce pracownicy dosłownie tonęli w paczkach.

Przy większej liczbie zamówień robił się chaos. Paczki odkładano tam, gdzie akurat było miejsce, stanowiska nie miały spójnej organizacji, a kolejne czynności zależały w dużej mierze od doświadczenia konkretnego pracownika.

To był dobry przykład sytuacji, w której samo posiadanie systemu nie rozwiązuje problemu.

Nie poprawialiśmy jednego ustawienia. Przebudowaliśmy cały proces.

Po analizie było jasne, że nie wystarczy zmienić kilku automatyzacji w Base.

Trzeba było potraktować system, magazyn, sprzęt i codzienną pracę pracowników jako jeden proces.

Dlatego projekt objął kilka obszarów jednocześnie:

• przebudowę konfiguracji Base,
• uporządkowanie statusów zamówień,
• przygotowanie automatyzacji,
• zmianę sposobu kompletacji,
• wdrożenie pracy ze skanerami,
• reorganizację stanowisk pakowania,
• wymianę części sprzętu komputerowego,
• wdrożenie profesjonalnych stołów do pakowania,
• uporządkowanie kolejności działań od pobrania zamówienia do przygotowania przesyłki.

Celem nie było dodanie kolejnych funkcji.

Celem było stworzenie procesu, w którym pracownik dokładnie wie, co ma zrobić, system prowadzi go przez kolejne etapy, a stanowisko pracy jest do tego fizycznie przygotowane.

Koniec chodzenia z kartkami

Jednym z najbardziej widocznych problemów była papierowa kompletacja.

Pracownicy poruszali się po magazynie z wydrukowanymi listami. Przy większej liczbie zamówień oznaczało to dodatkowe ręczne sprawdzanie produktów, wracanie do stanowiska, odkładanie kartek i pilnowanie, które zamówienie jest już gotowe, a które jeszcze nie.

Wdrożyliśmy pracę opartą o skanowanie kodów kreskowych i uporządkowany przepływ zamówień w Base.

Dzięki temu znacznie większa część kontroli została przeniesiona z pamięci pracownika i papierowej listy do systemu.

Skaner stał się podstawowym narzędziem pracy.

Produkt jest identyfikowany przez kod, system wie, które zamówienie jest realizowane, a kolejne czynności można powiązać z odpowiednim statusem i automatyzacją.

To nie tylko przyspiesza pracę. Przede wszystkim ogranicza liczbę miejsc, w których człowiek musi ręcznie pilnować całego procesu.

Stanowisko pakowania ma znaczenie

Drugą częścią projektu była fizyczna organizacja pracy.

Jeżeli firma obsługuje większą liczbę paczek dziennie, przypadkowy regał i komputer ustawiony tam, gdzie akurat znalazło się miejsce, bardzo szybko stają się wąskim gardłem.

Dlatego dotychczasowe stanowiska zostały zastąpione bardziej profesjonalnym rozwiązaniem.

Wprowadziliśmy stoły przygotowane do pakowania, uporządkowaliśmy miejsce na sprzęt i materiały oraz dostosowaliśmy układ stanowisk do rzeczywistej kolejności wykonywanych czynności.

To ważny element wdrożenia, o którym często zapomina się przy projektach e-commerce.

Można bardzo dobrze skonfigurować system, ale jeżeli pracownik musi odwrócić się kilka razy po drukarkę, szukać skanera, przenosić paczki pomiędzy przypadkowymi miejscami i zastanawiać się, gdzie odłożyć kolejne zamówienie, to część korzyści z automatyzacji po prostu znika.

System i stanowisko pracy muszą być zaprojektowane razem.

Base jako centrum procesu

Base był już wcześniej używany w firmie, dlatego nie chodziło o samo uruchomienie nowego narzędzia.

Najważniejsze było wykorzystanie go w taki sposób, żeby faktycznie przejął kontrolę nad procesem obsługi zamówienia.

Uporządkowaliśmy kolejne etapy realizacji i powiązaliśmy je z odpowiednimi działaniami w systemie.

Zamiast ręcznego pilnowania, co należy zrobić dalej, proces został rozpisany na konkretne kroki.

Zamówienie przechodzi przez kolejne statusy, a system może automatycznie wykonywać część powtarzalnych czynności.

W zależności od etapu mogą to być między innymi:

• zmiany statusów,
• przygotowanie dokumentów,
• generowanie danych potrzebnych do wysyłki,
• uruchamianie odpowiednich akcji automatycznych,
• przekazywanie zamówienia do kolejnego etapu pracy.

Najważniejsze było jednak to, że konfiguracja Base została podporządkowana rzeczywistemu sposobowi pracy firmy.

Nie projektowaliśmy procesu po to, żeby wykorzystać jak najwięcej funkcji systemu.

Najpierw ustaliliśmy, jak powinien wyglądać sprawny proces, a dopiero później skonfigurowaliśmy system tak, żeby go wspierał.

Automatyzacja nie oznacza braku kontroli

Przy większym wolumenie zamówień łatwo dojść do wniosku, że najlepiej zautomatyzować wszystko.

W praktyce nie zawsze jest to dobre rozwiązanie.

Automatyzacja powinna usuwać powtarzalne czynności, ale jednocześnie pozostawiać kontrolę tam, gdzie jest ona rzeczywiście potrzebna.

Dlatego część działań została zautomatyzowana, a część powiązana z konkretnymi krokami wykonywanymi przez pracownika.

Przykład jest prosty.

Jeżeli system może samodzielnie zmienić status, przygotować dokument albo uruchomić odpowiednią akcję po zeskanowaniu produktu, nie ma sensu wymagać od pracownika kolejnego kliknięcia.

Jeżeli jednak dany etap wymaga fizycznego potwierdzenia produktu lub kontroli zawartości paczki, człowiek nadal powinien być częścią procesu.

Dobrze zaprojektowana automatyzacja nie usuwa pracownika z procesu. Usuwa z jego pracy czynności, które nie wymagają decyzji.

Największa zmiana nie była w samym systemie

To wdrożenie dobrze pokazuje jedną z najważniejszych rzeczy, które widzimy przy projektach e-commerce.

Firma może mieć dobre oprogramowanie i nadal pracować nieefektywnie.

Base był dostępny przed rozpoczęciem projektu. Problemem nie był brak narzędzia.

Problemem było to, że sposób jego wykorzystania nie był wystarczająco powiązany z codzienną pracą magazynu.

Dopiero połączenie:

• konfiguracji systemu,
• automatyzacji,
• skanerów,
• stanowisk pakowania,
• sprzętu,
• kolejności wykonywanych czynności

pozwoliło uporządkować cały proces.

Efekt: mniej chaosu i bardziej przewidywalna praca

Po zmianach proces stał się znacznie bardziej uporządkowany.

Pracownicy nie musieli już w takim stopniu opierać się na papierowych listach i ręcznym pilnowaniu kolejnych etapów.

Stanowiska pakowania przestały być przypadkowymi regałami, a zaczęły być miejscami przygotowanymi do konkretnego procesu.

Skanery i odpowiednia konfiguracja Base pozwoliły przenieść większą część kontroli do systemu.

Z punktu widzenia firmy oznaczało to przede wszystkim:

• mniej ręcznych czynności,
• łatwiejsze wdrażanie pracowników w sposób realizacji zamówień,
• mniejsze ryzyko pomyłek przy kompletacji,
• bardziej przewidywalny proces pakowania,
• lepszą organizację stanowisk,
• sprawniejszą obsługę rosnącej liczby zamówień.

Nie chodziło o to, żeby pracownicy robili wszystko szybciej za wszelką cenę.

Chodziło o to, żeby przestali tracić czas na czynności, które system może wykonać za nich.

Dlaczego takie wdrożenia wymagają spojrzenia szerzej niż tylko na system?

W projektach e-commerce często pojawia się pytanie:

„Jaki system powinniśmy wdrożyć?”

To ważne pytanie, ale nie zawsze najważniejsze.

Czasami firma ma już odpowiedni system, tylko korzysta z niego w niewłaściwy sposób.

Wtedy zmiana oprogramowania nie rozwiązuje problemu.

Najpierw trzeba zobaczyć:

• jak wpływa zamówienie,
• kto je obsługuje,
• gdzie pracownik musi coś przepisać ręcznie,
• gdzie powstają błędy,
• jak wygląda kompletacja,
• jak wygląda pakowanie,
• jakie urządzenia są wykorzystywane,
• jak przygotowywane są dokumenty i etykiety,
• w którym momencie zamówienie opuszcza magazyn.

Dopiero na tej podstawie można zdecydować, co naprawdę trzeba zmienić.

W tym projekcie odpowiedzią nie było „wdrożenie Base”, bo Base już działał.

Odpowiedzią była przebudowa sposobu, w jaki firma z niego korzystała.

System powinien wspierać firmę, a nie odwrotnie

Najważniejszy wniosek z tego projektu jest prosty.

Nie wystarczy kupić systemu do obsługi e-commerce.

Można mieć Base, Sellasist, ERP, skanery i drukarki, a jednocześnie nadal wykonywać ogromną liczbę czynności ręcznie.

Dopiero dobrze zaprojektowany proces sprawia, że wszystkie te elementy zaczynają ze sobą współpracować.

System powinien prowadzić pracownika przez pracę, eliminować zbędne kliknięcia i ograniczać liczbę miejsc, w których mogą pojawić się błędy.

A magazyn powinien być zorganizowany tak, żeby nie walczyć z systemem przy każdym zamówieniu.

W tym przypadku właśnie to było największą zmianą.

Firma miała już Base.

My sprawiliśmy, że system zaczął być realną częścią procesu.

Potrzebujesz podobnego uporządkowania?

Jeżeli korzystasz już z Base, ale część pracy nadal odbywa się ręcznie, pracownicy przepisują dane, drukują listy, chodzą z kartkami albo pakowanie zaczyna być wąskim gardłem, problem nie zawsze wymaga zmiany systemu.

Czasami trzeba po prostu zaprojektować proces od nowa.

W Finemo analizujemy sposób obsługi zamówień, automatyzacje, integracje i codzienną pracę zespołu. Następnie konfigurujemy system tak, żeby wspierał rzeczywisty proces firmy.

Poznaj wdrożenia Base w Finemo lub umów bezpłatną rozmowę wstępną.