Jak wybrać firmę wdrażającą Sellasist? 7 pytań przed rozpoczęciem współpracy

Zdjęcie: Sellasist, materiał producenta przedstawiający pracę z systemem WMS.

Dobra firma wdrażająca Sellasist powinna umieć opisać, jak po uruchomieniu systemu będzie pracował Twój zespół. Samo podłączenie kont sprzedażowych nie odpowiada jeszcze na pytania o stany magazynowe, dokumenty, wyjątki w zamówieniach i codzienną obsługę paczek.

Zanim porównasz oferty, przygotuj krótki opis swojej sprzedaży i procesów. Potem zadaj każdemu wykonawcy te same pytania. Odpowiedzi pomogą ocenić zakres współpracy, odpowiedzialność i sposób sprawdzenia rezultatów.

Czy zaczynamy od analizy mojego procesu?

Opowiedz, skąd trafiają zamówienia, gdzie prowadzisz stany i jak przygotowujesz dokumenty oraz wysyłkę. Wykonawca powinien zapytać również o problemy: ręczne przepisywanie danych, niezgodne stany, pomyłki przy pakowaniu lub opóźnienia.

Dobrym rezultatem pierwszego etapu jest spisany proces docelowy: co robi system, co robi pracownik i kto reaguje na wyjątki. Jeśli rozmowa dotyczy wyłącznie liczby podłączanych kont, poproś o doprecyzowanie całego przepływu zamówienia.

Jakie doświadczenie ma zespół w podobnym zakresie?

Pytaj o projekty podobne pod względem procesów, a nie tylko branży. Dla sklepu pracującego na ERP znaczenie ma doświadczenie z dokumentami i synchronizacją. Dla magazynu ważniejsze mogą być zbieranie, pakowanie i identyfikacja produktów.

Poproś o opis konkretnej realizacji i zakres prac wykonawcy. Na naszym blogu znajdziesz opis wdrożenia Sellasist w branży zabawek. Czytając dowolne case study, sprawdź, które elementy odpowiadają sytuacji Twojej firmy.

Kto odpowiada za dane, integracje i licencje?

Ustal, kto przygotuje katalog produktów i powiąże oferty z właściwymi SKU. Zapisz też, który system będzie źródłem stanów, cen i danych produktowych. Dwie aplikacje aktualizujące te same dane według różnych zasad mogą utrudnić późniejszą diagnostykę.

Przy Subiekcie zapytaj o dokładną wersję ERP, wybrany integrator i jego licencję. Oficjalny katalog integracji z Subiektem GT pokazuje kilka rozwiązań o różnych modelach rozliczeń i zakresie. Dlatego „integracja z Subiektem” powinna zostać rozpisana na konkretne funkcje. Więcej opisujemy w poradniku Sellasist + Subiekt.

Co dokładnie otrzymam w ramach wyceny?

Oferta powinna wskazywać konfigurację, integracje, automatyzacje, testy, szkolenie i dokumentację, które obejmuje. Poproś również o listę rzeczy poza zakresem oraz sposób wyceny dodatkowych prac. Dzięki temu zmiana pomysłu w trakcie projektu nie stanie się zaskoczeniem przy rozliczeniu.

Sprawdź osobno koszt wykonawcy, abonamentu Sellasist, licencji integratora i późniejszego wsparcia. Przeczytaj co wpływa na cenę wdrożenia Sellasist, zanim zestawisz same końcowe kwoty ofert.

Jak sprawdzimy, że wdrożenie działa?

Uzgodnij scenariusze odbioru przed startem konfiguracji. Lista testów powinna odzwierciedlać realną pracę Twojej firmy. Przykładowo:

• Zamówienie z każdego uruchamianego kanału trafia do właściwego procesu obsługi.
• Produkt i wariant są poprawnie rozpoznane, a liczba sztuk zgadza się z zamówieniem.
• Zmiana stanu magazynowego dociera do uzgodnionych kanałów.
• Dokument i etykieta powstają zgodnie z ustalonym scenariuszem.
• Anulowanie, brak produktu lub błąd integracji trafiają do osoby odpowiedzialnej.
• Pracownik potrafi przejść proces samodzielnie po szkoleniu.

Nie każda funkcja musi być częścią Twojego projektu. Wybierz testy odpowiadające zamówionemu zakresowi i ustal, kto potwierdza ich zaliczenie.

Jak przełączymy firmę na nowy proces?

Przy migracji zapytaj o zamówienia w toku, moment zmiany źródła stanów oraz sposób uniknięcia podwójnych dokumentów i wysyłek. Ustal, które działania zatrzymujesz na czas przełączenia i kiedy można je wznowić. Dobrze przygotowany plan określa też osobę podejmującą decyzję o starcie.

Warto zacząć od ograniczonego pilotażu, jeśli pozwala na to proces firmy. Nie wymagaj obietnicy wdrożenia bez żadnego ryzyka. Wymagaj konkretnych testów i sposobu postępowania, gdy wynik jest inny od oczekiwanego.

Co dzieje się po uruchomieniu?

Ustal kanał zgłoszeń, godziny dostępności i zakres wsparcia. Rozróżnij poprawienie błędu w uzgodnionej konfiguracji od zamówienia nowej automatyzacji. Zapytaj, czy otrzymasz dokumentację oraz kto w Twojej firmie będzie administratorem systemu.

Dostępy powinny być przypisane do konkretnych osób i potrzebnego zakresu. Po zakończeniu projektu przejrzyj je razem z wykonawcą. Utrzymanie porządku w uprawnieniach ułatwia dalszą współpracę.

Porozmawiajmy o Twoim wdrożeniu

W Finemo zaczynamy od zrozumienia sposobu pracy Twojej firmy. Poznaj ofertę wdrożeń Sellasist i umów bezpłatną rozmowę wstępną. Przygotuj listę kanałów sprzedaży, nazwę ERP i proces, który najbardziej chcesz usprawnić.

Jeśli dopiero wybierasz system, możesz założyć konto Sellasist przez link partnerski Finemo. Rejestracja może zostać przypisana do Finemo. Samo założenie konta nie oznacza zamówienia usługi wdrożenia; zakres i warunki ustalamy osobno.